Il check-in nel B&B, in italiano “accettazione”, è il momento in cui gli ospiti arrivano in struttura, consegnano i documenti e ricevono le chiavi della camera. Ma non si tratta solo di questo.

Il check-in è il primo contatto “dal vivo” con i tuoi ospiti, un momento topico per dimostrare loro la tua disponibilità e il tuo senso dell’ospitalità.

Il check-in nel B&B: accogli al meglio i tuoi ospiti

L’accoglienza in un Bed and Breakfast è la prima occasione di incontro con gli ospiti. Prima del loro arrivo vi sarete scambiati mail e messaggi, per mezzo dei quali sia tu che loro vi sarete fatti un’idea più o meno precisa delle persone che incontrerete.

Se hai fatto un buon lavoro sei già riuscito a dare l’idea di una persona efficiente e organizzata. Ora è arrivato il momento di dimostrare tutto il tuo spirito di ospitalità, dando un sincero benvenuto, non solo a parole, ma con i fatti e con il giusto atteggiamento.

Prepara i tuoi ospiti

Prima che giungano al tuo indirizzo, assicurati di inviare ai tuoi ospiti tutte le informazioni necessarie per arrivare senza problemi: indicazioni stradali, localizzazione, possibilità di parcheggio, orario consentito per il check-in e qualsiasi altra informazione utile. Se nella tua zona, ad esempio, ci sono orari di forte traffico faglielo sapere; se ci sono mercatini rionali che potrebbero creare difficoltà nel parcheggio, informali; se sono in programma eventi straordinari, come lavori in corso o manifestazioni che potrebbero intralciare il traffico, non mancare di avvisarli.

In questo modo i tuoi ospiti non arriveranno stressati, ma ti saranno grati per tutte le informazioni ricevute.

Accoglili come amici

Quando arrivano degli amici a casa, tu che fai? Immagino che la prima cosa che ti viene in mente sia offrirgli da bere. Con i tuoi ospiti dovresti fare esattamente lo stesso. Farli accomodare e offrire loro un caffè o una bibita fresca è il modo migliore per farli rilassare dopo il viaggio che hanno appena fatto per arrivare da te. Non importa quanto sia stato lungo, si trovano comunque in un ambiente nuovo ed estraneo e non c’è niente di meglio di un’accoglienza calorosa per farli sentire a casa.

Informa e consiglia

Dare il benvenuto ai tuoi ospiti significa anche dare tutte le informazioni utili sul B&B, dagli orari al regolamento, dagli spazi comuni alla password del Wi-Fi. Non limitarti a dare le informazioni a voce, ma accompagna gli ospiti negli spazi comuni e mostragli ciò che possono utilizzare (macchina per il caffè, frigorifero, divani o altro) e come.

Sapere come possono muoversi all’interno della struttura li farà sentire a loro agio anche in tua assenza.

Una volta fatto questo dovrai dargli informazioni e consigli utili al di fuori del B&B: cosa vedere nei dintorni, orari delle attrazioni e modalità di acquisto dei biglietti, mezzi pubblici disponibili, ristoranti che ti senti di consigliare e tutto ciò che pensi possa essere utile.

Non avere fretta

Una buona accoglienza non può essere fatta in maniera frettolosa. Nessuno potrebbe sentirsi benvenuto se ad accoglierli c’è una persona che non vede l’ora di svignarsela.

A meno che non siano gli ospiti ad avere fretta, il check-in deve essere fatto con calma. Ci vuole del tempo per sbrigare le faccende burocratiche, dare informazioni utili e scambiare qualche chiacchiera. É il momento per dimostrare tutta la tua disponibilità e far sì che i tuoi ospiti capiscano che tu sei lì per loro.

Sorridi col viso e con la voce

Un sincero benvenuto non può essere fatto senza un bel sorriso. Sorridere è il primo modo per dire ai tuoi ospiti: che bello averti qui! Naturalmente non parlo di un sorriso forzato, ma di qualcosa di spontaneo che dovrebbe nascere da uno stato d’animo reale e veritiero.

Oltre a questo, è importante anche avere un tono di voce sorridente e gioioso. Questo è molto importante e non sempre facile.

Durante i check-in, soprattutto nel dare informazioni, devi dire più o meno sempre le stesse cose. Il rischio di ripeterle con tono annoiato e monotono è molto alto. Le persone che hai di fronte non potrebbero far altro che sentirsi a disagio. Fai attenzione perciò a non cadere vittima della routine e fai in modo di avere sempre un tono di voce che trasmetta ai tuoi ospiti entusiasmo e allegria.

Accompagnali

Quando è giunto il momento di consegnare la camera, non limitarti ad indicare la strada, ma accompagnali. Mostra loro il funzionamento di tutte le dotazioni a loro disposizione, dall’aria condizionata alle tapparelle, dal bollitore alla cassetta di sicurezza. Non dare niente per scontato, soprattutto se hai ospiti stranieri: ricordati sempre che le abitudini e le usanze possono essere molto differenti.

Check-in fuori orario

Come in ogni struttura, anche il check-in nel tuo B&B sarà consentito all’interno di una fascia oraria che deciderai tu. Cerca però di non essere troppo rigido, ma sii flessibile e disponibile ad accogliere i tuoi ospiti anche prima o dopo l’orario standard.

Early check-in

In caso di early check-in, se la camera non è pronta offri ai tuoi ospiti la possibilità di depositare i bagagli in un ambiente sicuro.

Se l’arrivo è previsto con molto anticipo e coincide con l’orario della colazione, puoi offrire una colazione extra ai tuoi ospiti. Questo servizio puoi offrirlo gratuitamente o a pagamento, magari in base alla durata complessiva del soggiorno.

Late check-in

In caso di late check-in fai il possibile per accogliere i tuoi ospiti di persona. Quando non è proprio possibile, perché magari l’arrivo è previsto in tarda notte, fai in modo che gli ospiti possano arrivare al B&B e raggiungere la camera senza difficoltà.

Oltre a dare loro tutte le informazioni necessarie, ti consiglio di sostituire la tua presenza con un video in cui gli fai vedere tutto ciò che gli mostreresti in presenza: gli spazi comuni, la macchinetta del caffè, ecc. Se non vuoi comparire nel video non importa, l’importante è anche qui la tua voce, che dovrà essere sorridente e rassicurante.

Ti assicuro che questo è un ottimo metodo per accogliere i tuoi ospiti, anche se fisicamente non sei lì con loro, avvertiranno comunque la tua presenza e il tuo “benvenuto”.

Anche in tua assenza non mancare di offrire qualcosa da bere: che sia un caffè, una bibita fresca o una camomilla, spiega come possono servirsi negli spazi comuni oppure fagli trovare qualcosa in camera.

Attenzione alle regole sul self-check-in, informati bene per rispettare la normativa.

Check-in notturno

Sia che si tratti di self check-in sia che si tratti di un arrivo serale dopo il tramonto, quando i tuoi ospiti arrivano in camera devono capire che tu li stavi aspettando. Questa sensazione non possono averla entrando in una camera buia e magari anche fredda. Fagli trovare invece la camera illuminata, magari solo con le due abat-jour e, se è inverno, anche riscaldata.

La possibilità di bere una tisana calda insieme a qualche biscottino è un’attenzione sempre molto gradita che fa capire da subito il tuo spirito di accoglienza.

La prima impressione è quella che conta

Proprio così: la prima impressione che ci facciamo su una persona è quella più difficile da cambiare. Perciò non perdere l’occasione per fare breccia nel cuore dei tuoi ospiti già durante il check-in.

Dimostrati disponibile e accogliente, dedica le giuste attenzioni ai tuoi ospiti, donagli il tuo tempo e fagli capire che sei contento che siano arrivati. Sarai felice vedendoli sereni e a proprio agio, come fossero a casa. D’altronde è questo il tuo primo obiettivo, no?

Chi può gestire un B&B?