Cosa fa l’host di un BnB? Di cosa si occupa? Quanto tempo impiega per svolgere tutte le attività legate alla gestione della sua struttura?

Prima di aprire il mio Bed and Breakfast non sapevo quantificare in termini di tempo tutte le attività che avrei dovuto svolgere in qualità di host di BnB. Avevo un’idea più precisa della colazione e delle pulizie, ma tutto il resto mi sembrava roba da poco. Non c’è voluto molto per capire quanto mi fossi sbagliata! Da subito le giornate hanno iniziato a riempirsi di cose da fare, da mattina a sera. Tra mansioni pratiche e mansioni di ufficio restava davvero poco tempo, soprattutto all’inizio, quando ancora non avevo una buona organizzazione.

Se stai per aprire o prendere in gestione un B&B, probabilmente ti stai chiedendo come sarà suddivisa la tua giornata lavorativa e quanto tempo ti resterà libero. Provo a darti una risposta, basandomi sulla mia esperienza.

Una giornata come host di BnB

Ecco come potrebbe svolgersi la tua giornata se deciderai di diventare host di BnB.

Ore 6:30: gestione delle prenotazioni

La gestione delle prenotazioni inizia al mattino. Una delle prime cose che dovrai fare quando inizia la tua giornata da host sarà controllare la tua casella email e verificare se durante la notte sono arrivate delle prenotazioni o delle richieste di preventivo.

Le nuove prenotazioni andranno segnate nel calendario, a meno che tu non ti affidi ad un channel manager, ma in ogni caso dovrai verificare che sia tutto corretto.

Alle richieste di preventivo dovrai rispondere con tutte le informazioni necessarie su disponibilità tariffe e servizi offerti.

Molte richieste arrivano in tarda serata o di notte, quando la gente torna a casa dal lavoro e ha un po’ di tempo per pianificare il viaggio. Rispondere in tempi rapidi è di primaria importanza, in quanto dà subito riscontro dell’efficienza e dell’organizzazione. Inoltre, chi pianifica un viaggio solitamente individua 2/3 strutture che gli piacciono e alle quali chiedere un preventivo e/o informazioni. Chi prima risponde maggiori possibilità avrà di portare a casa la prenotazione.

Per quanto riguarda le prenotazioni che arrivano attraverso le OTA (Online Travel Agency), sicuramente richiedono meno tempo, ma è sempre necessario gestirle, riportarle nel calendario, verificare se ci siano richieste speciali e prenderne nota.

Quindi al mattino, prima ancora di preparare la colazione, dovrai dedicare un po’ di tempo a questo.

Ore 7:30: la colazione

Il tempo necessario per organizzare la colazione può variare in base al numero di ospiti e al tipo di servizio, che può essere al tavolo o a buffet. In ogni caso dovrai indicare un tempo di inizio e di fine colazione, che in generale si attesta sulle due ore circa, poniamo dalle 8:00 alle 10:00. Prima che arrivino gli ospiti, dovrai organizzare il tutto: apparecchiare la tavola, scaldare il latte, infornare i cornetti e via dicendo. Ti servirà almeno mezz’ora.

Finita la colazione dovrai sparecchiare, lavare le stoviglie, riordinare e pulire la sala colazioni.

Sei arrivata/o a metà mattina, se tutto è filato liscio.

Ore 10:30: le pulizie

A questo punto è arrivato il momento delle pulizie. Una volta che i tuoi ospiti avranno lasciato il B&B, dovrai pulire le camere e i bagni. Nei giorni in cui non ci sono check-out sarà un lavoro più rapido, mentre dovrai dedicarti a delle pulizie più approfondite in caso di partenze.

Finite le camere dovrai passare alle pulizie di tutti gli spazi comuni: sala, corridoi, terrazzo, etc.

Ore 12:00: la lavanderia

Ti servirà poi del tempo per occuparti della lavanderia, fare lavatrici, stendere, ritirare, piegare, stirare, etc. A meno che non ti avvalga di un servizio professionale esterno, ma comunque toccherà a te preparare i pacchi della biancheria da lavare e riporre quella pulita in arrivo.

Ore 12:30: la spesa

Terminate le pulizie dovrai andare a fare la spesa. Magari non tutti i giorni, ma per offrire a colazione dei prodotti freschi dovrai rifornire la dispensa e il frigorifero almeno 2/3 volte alla settimana.

I tempi per terminare tutte le faccende prettamente domestiche possono essere molto variabili. Ci saranno giorni in cui terminerai tutto rapidamente, magari perché avrai pochi ospiti o perché non ci saranno partenze e quindi le pulizie termineranno presto, oppure perché avrai tutti ospiti mattinieri e lasceranno la struttura di buon mattino. Altri in cui non riuscirai a rispettare la tabella di marcia a causa di quell’ospite chiacchierone che ti ha trattenuto per un tempo infinito, o perché gli ospiti in partenza hanno lasciato un disastro nella loro camera.

Ore 13:00: pausa pranzo

Terminata la prima parte della giornata puoi finalmente prenderti una breve pausa per pranzare. Non devi mancare di dare un’occhiata alle mail per rispondere ad eventuali richieste arrivate nel frattempo.

Ore 14:00: preparazione di prodotti fatti in casa

Se hai deciso di offrire dei prodotti fatti in casa a colazione, questo potrebbe essere un buon momento per prepararli. Se si tratta di torte o frittate, avrai il tempo di farle raffreddare e di riporle prima di sera.

Ore 15:00: il check-in

Il pomeriggio normalmente è dedicato all’accoglienza dei nuovi ospiti. Normalmente il check-in si può fare dalle 15:00 alle 19:00 o dalle 16:00 alle 20:00. Potrai stabilire tu la fascia oraria all’interno della quale consentire gli arrivi, ma cerca di essere flessibile in caso di richieste di arrivo fuori orario.

Il check-in: niente di più semplice. L’ospite arriva, gli dai il benvenuto, gli spieghi tutto ciò che deve sapere. Finito, sei libero. 

Nella mia esperienza per un buon 70% dei casi le cose non andranno così.

Molto spesso l’ospite, per le più svariate ragioni, non rispetterà l’orario di arrivo. Può essere a causa di un ritardo del volo aereo, o perché non ha calcolato bene i tempi per raggiungere la tua struttura, perché si è fermato a fare delle foto strada facendo (con quel magnifico panorama!), o perché un calo glicemico lo ha portato al tavolo di un ristorante dove si è trattenuto per assaporare le prelibatezze locali, e si è scordato di avvisarti. Mettiti l’animo in pace, succederà spessissimo e dovrai rivedere i tuoi piani. Ti capiterà di attendere e attendere e ti sembrerà di sprecare il tuo tempo perché, se solo ti avessero avvisato!, ti saresti potuto dedicare nel frattempo a chissà quante cose. 

Per non arrabbiarsi troppo bisogna capire le dinamiche dei viaggiatori. Quando si pianificano tappe e spostamenti tante volte si sbaglia, è normale. Inoltre, quando si è in vacanza é bello assaporare un po’ di libertà. Siamo ligi ad orari e impegni per tutto l’anno, ma in vacanza vogliamo essere liberi da orologi e appuntamenti.

Una volta arrivati gli ospiti non saprai mai quanto tempo richiederà il check-in. Ci saranno persone che non vorranno impiegarci tanto tempo perché non vedono l’ora di sistemarsi e andare in esplorazione, altre che ti bombarderanno di domande e richieste e che avranno una smisurata voglia di chiacchiere.

Ore 19:00: gestione dei social e contabilità

Gestione dei social media

Credo di non dover spendere molte parole per spiegarti quanto avere una presenza sui social sia importante per un B&B. La rete ti offre una grande vetrina dove presentare la tua struttura: non fare a meno di questo strumento.

Dedicarsi ai social richiede tempo e costanza. Pubblicare regolarmente post, foto e video è fondamentale per mantenere la pagina del tuo B&B sempre fresca, attuale e intrigante.

Contabilità

Nella gestione di una struttura ricettiva, così come in quella di qualsiasi attività, tenere sotto controllo le spese è necessario per far quadrare i conti.

Anche le piccole compere sommate tra loro possono fare la differenza nei guadagni finali. In un B&B di dimensioni ridotte le piccole spese possono essere tante, dall’acquisto del pane e quello del detersivo e il rischio di non rendersi conto di quanto si spenda su base mensile è molto alto. É una buona abitudine perciò registrare quotidianamente gli scontrini o le fatture d’acquisto per evitare di sforare.

Ore 20:00: hai terminato, forse.

La giornata potrebbe essere anche giunta al termine, a questo punto. 

Non ti rimane che controllare nuovamente la tua mail, verificare eventuali nuove prenotazioni e rispondere alle richieste.

Sempre che nel frattempo qualche tuo ospite non sia tornato al B&B dopo una giornata di esplorazione e non muoia dalla voglia di raccontarti tutto!

Vita da Host di BnB: nessuna giornata è uguale

La giornata che ti ho descritto è solo una schematizzazione, come puoi intuire, che può essere utile per dare un valore in termini di tempo ad ogni aspetto della gestione del tuo bed and Breakfast.

Ma il bello della vita di un host di BnB è che nessuna giornata è uguale ad un’altra. Non mancano mai gli imprevisti e non è possibile stabilire a priori quanto tempo dovrai dedicare alle varie mansioni, in particolare alle colazioni e all’accoglienza. Ci sono giornate in cui devi correre per portare a termine ogni compito, altre in cui non devi accogliere nessun nuovo ospite e puoi prendertela con più calma.

In base alle dimensioni della tua struttura potrai decidere di delegare alcune mansioni a uno o più collaboratori, ma la tua supervisione sarà sempre fondamentale sia per verificare che tutto sia fatto a dovere, sia per dare il tuo tocco personale ad ogni aspetto della gestione.

Ma non spaventarti, perché con una buona organizzazione saprai fare fronte ad ogni evenienza. Molto spesso le giornate più piene sono anche le più belle, quelle di maggiore interazione con gli ospiti. Trattenersi a chiacchierare con loro non è mai una perdita di tempo, ma un arricchimento personale che ti porterà a scoprire nuovi modi di vedere le cose, nuove esperienze, nuovi mondi. Per questo tra i motivi per aprire un B&B, l’opportunità di interagire quotidianamente con persone diverse è uno dei più importanti.

Inoltre sarà proprio durante quelle chiacchierate che potrai far capire ai tuoi ospiti qual è il tuo senso dell’ospitalità, quanto ci tieni a farli stare bene. I sorrisi che riuscirai ad accendere nei tuoi interlocutori ti scalderanno il cuore e ti daranno la carica per tutta la giornata.

Se sei pronto a entrare nel mondo dell’accoglienza, io sono con te! Sarà un viaggio bellissimo che potrai fare senza valigie: ti basterà aprire la porta di casa e quella del tuo cuore.

Il check-in nel B&B