Se vuoi sapere come si gestisce un B&B, quali sono le varie attività che deve svolgere quotidianamente l’host, questo articolo può rispondere alle tue domande.

Gestire un B&B è un’attività relativamente semplice, ma come tutti i lavori è molto più impegnativa di quanto possa sembrare dall’esterno.

Prima di aprire il mio B&B non avevo idea di quante incombenze mi sarei ritrovata a svolgere ogni giorno. Le mie giornate erano sempre strapiene, iniziavo la mattina molto presto e tra una cosa da fare e l’altra terminavo che era già notte.

Come si gestisce un B&B

Le attività da svolgere quando si gestisce un B&B si dividono in due categorie:

• mansioni pratiche
• mansioni di ufficio

Entrambe le categorie comprendono una parte “on stage”, cioè una parte visibile agli ospiti, e una parte “back stage”, ovvero una parte che non si vede e che difficilmente si riesce a quantificare prima di aprire una struttura.

Mansioni pratiche nella gestione di un B&B

Le mansioni pratiche sono tutte le attività che si svolgono fisicamente nella gestione di un Bed and Breakfast. Le possiamo dividere in tre principali settori:

• colazione
• accoglienza
• pulizie

Colazione

La colazione è uno dei momenti più importanti nella gestione di un B&B e determina per un buon 50% il livello di soddisfazione degli ospiti. É fondamentale organizzarla al meglio.

Possiamo schematizzare le mansioni riguardanti la colazione in tre fasi:

• allestimento
• servizio
• rifornimenti

Allestimento

L’allestimento è la fase che precede l’inizio della colazione vera e propria e consiste nell’apparecchiare i tavoli, predisporre il buffet se previsto, impiattare i cibi, scaldare le bevande.

Servizio

Il servizio è l’attività “on stage”, cioè quella che coinvolge anche gli ospiti e che rappresenta un importantissimo se non il più importante momento di contatto tra ospiti e gestore. Non è limitato alla sola dispensazione di cibi e bevande, ma è il momento perfetto per “coccolare” gli ospiti dando loro tutta l’attenzione possibile.

Rifornimenti

I rifornimenti consistono sia nell’acquisto di tutto il necessario per la colazione, sia nella preparazione di prodotti fatti in casa, se previsti.

I tempi necessari per lo svolgimento di queste attività possono essere molto variabili sia in base al numero di ospiti, sia in base a come si è deciso di strutturare la colazione e che livello di qualità si vuole raggiungere. L’utilizzo di prodotti freschi così come di prodotti fatti in casa aumentano certamente il livello qualitativo e di gradimento della colazione, ma aumentano anche il tempo da dedicare alla sua preparazione e ai rifornimenti. Per offrire prodotti freschi ogni giorno si dovrà fare la spesa quotidianamente; se si vogliono offrire torte o biscotti fatti in casa bisognerà dedicare il tempo necessario alla loro preparazione.

Schema operativo

Per ottimizzare i tempi necessari allo svolgimento di tutte le fasi della colazione, è bene creare uno schema operativo, cioè una routine da seguire ogni giorno per ottimizzare i tempi di preparazione.

L’allestimento dovrà seguire sempre una certa sequenza: prima il buffet poi i tavoli, prima la preparazione delle bevande calde poi di quelle fredde, ecc.

Avere uno schema aiuta anche a non dimenticare niente in modo da mantenere sempre lo stesso standard.

Accoglienza

L’accoglienza è il cosiddetto check-in: gli ospiti arrivano in struttura, consegnano i documenti per la registrazione e ricevono le chiavi della camera. Si tratta di un momento di cruciale importanza, la prima occasione per conoscerli in persona e in cui dare loro un caloroso benvenuto.

Durante il check-in oltre a sbrigare le varie incombenze burocratiche, come la registrazione dei documenti e la consegna della ricevuta di pagamento, si danno agli ospiti tutte le informazioni di cui hanno bisogno. Queste possono riguardare sia direttamente il B&B, come gli orari della colazione, la password del wifii o il funzionamento dell’aria condizionata, sia i suoi dintorni, come i ristoranti in cui andare a cena o gli orari di apertura delle attrazioni vicine.

La durata del check-in è molto variabile. In alcuni casi può durare pochi minuti, in altri qualche decina di minuti o anche un’ora. Questo dipende sia dall’ospite, da quanto è interessato alle informazioni che riceve, a quante domande pone o semplicemente a quanto è chiacchierone, sia dalla disponibilità del gestore nel dare informazioni, rispondere alle domande e trattenersi in chiacchiere.

Anche l’accoglienza ha una parte “off stage” che consiste nell’invio dei dati degli ospiti a chi dovere: Questura, Regione, Istat in base a dove si trova il B&B. (Per approfondimenti sulle normative nazionali clicca qui).

Pulizie

Le pulizie costituiscono la parte fisicamente più impegnativa delle mansioni pratiche nella conduzione di un Bed and Breakfast. Esse riguardano principalmente 3 settori:

• pulizia di cucina e stoviglie dopo le colazioni
• pulizia di camere, bagni e spazi comuni
• lavanderia

Anche in questo caso la durata può essere molto variabile sia in base al numero di ospiti, sia in base alle dimensioni della struttura.

Pulizie delle stoviglie

Terminate le colazioni tutto ciò che è stato utilizzato per servire cibi e bevande, come tazze, piatti, bicchieri, posate ecc…, dovrà essere pulito e rimesso al proprio posto. Non solo: dovranno essere puliti quotidianamente anche tutti gli apparecchi accessori, come tostapane, macchina per il caffè, spremiagrumi.

Il tempo da dedicare alla pulizia delle stoviglie è molto variabile, come sempre, in base al umero di ospiti e al tipo di servizio che si è scelto. In caso di buffet le pulizie riguarderanno anche tutti i piatti e contenitori di portata, mentre se la colazione è servita riguarderanno esclusivamente le stoviglie utilizzate a tavola.

La pulizia delle stoviglie può essere notevolmente velocizzata con l’acquisto di una lavastoviglie, ma anche l’organizzazione è importante. Trovare un metodo che ottimizzi i tempi di lavaggio e riordino è fondamentale. Lavare e riporre ogni cosa appena finito di utilizzarla è una buona abitudine per non accumulare tutto alla fine, così come avere un posto per ogni cosa.

Pulizie di camere, bagni e spazi comuni

La pulizia delle camere e dei bagni può avere una durata più breve in caso di semplice rassetto, più lunga in caso di partenza degli ospiti. Anche in questo caso avere uno schema operativo è molto importante sia per ottimizzare i tempi sia per non tralasciare niente.

Anche gli spazi comuni richiedono un certo tempo per le pulizie quotidiane e un tempo maggiore per le pulizie periodiche più approfondite.

Come sempre è fondamentale l’organizzazione. Pianificare in base al calendario di arrivi e partenze degli ospiti e approfittare dei giorni meno “pieni” per portarsi avanti con le pulizie periodiche dovrebbe essere una consuetudine.

Lavanderia

Per quanto riguarda la lavanderia, in base alle dimensioni del B&B ci si può affidare ad un servizio esterno oppure occuparsi di lavare, asciugare e stirare la biancheria in prima persona. Non è detto che quest’ultima sia la soluzione più economica. I costi di luce e detersivi potrebbero superare quelli richiesti da una lavanderia professionale, soprattutto se si considera come costo anche il tempo da dedicare a queste incombenze. La scelta è quindi da ponderare in base alle dimensioni della struttura, alla percentuale di occupazione media e ai prezzi delle lavanderie locali.

Mansioni di ufficio nella conduzione di un B&B

Se le mansioni pratiche sono in una certa misura ovvie anche per chi non si è mai cimentato nella gestione di un Bed and Breakfast, le mansioni di ufficio sono meno prevedibili.

Esse riguardano principalmente:

• gestione delle prenotazioni
• presenza online e social media

Gestione delle prenotazioni

Le prenotazioni di una qualsiasi struttura ricettiva possono essere di due tipi:

• prenotazioni dirette
• prenotazioni tramite OTA

Prenotazioni dirette

Le prenotazioni dirette sono quelle che arrivano direttamente al gestore. Possono essere fatte tramite il sito web, telefonicamente o via email.

A ciascuna prenotazione è necessario rispondere con una mail di conferma che contenga: prezzi, date di arrivo e partenza, descrizione della camera prenotata e dei servizi inclusi, informazioni varie su orari e modalità di check-in, ecc.

Anche se il sito prevede un sistema di prenotazione immediata, molte persone preferiscono richiedere inizialmente un preventivo per poi decidere se finalizzare la prenotazione o meno. In questo caso si dovrà inviare una mail con le tariffe e le opzioni disponibili per le date richieste.

Ancora una volta avere uno schema operativo prestabilito aiuta ad ottimizzare i tempi. Sarà perciò utile avere delle schede di risposta già impostate da personalizzare prima di ogni invio.

Prenotazioni tramite OTA

Le OTA, acronimo di Online Travel Agency, sono i portali di prenotazione online come Booking, Airbnb, Trivago, ecc.

Le prenotazioni che arrivano tramite questi canali sono confermate automaticamente dal sistema, ma è comunque buona abitudine inviare una mail di risposta con i ringraziamenti e le informazioni utili.

Tra le impostazioni che il gestore del B&B può configurare c’è la possibilità di automatizzare le risposte. Questo senza dubbio facilita la gestione delle prenotazioni.

Calendario

Sia che arrivino direttamente, sia che arrivino tramite le OTA, le prenotazioni devono essere inserite su un apposito calendario.

Il calendario può essere sia cartaceo che digitale e le prenotazioni possono essere inserite sia manualmente sia automaticamente con l’utilizzo di un Channel Manager.

Un channel manager è un software che consente di mettere in vendita contemporaneamente ogni camera del B&B su tutti i siti di prenotazione online con cui la struttura è connessa, incluse le agenzie di viaggio online (OTA) e il canale di prenotazione diretta. Le date disponibili per ciascuna camera vengono aggiornate in tempo reale man mano che arrivano prenotazioni o cancellazioni.

In ogni caso ciò che conta è che il calendario sia sempre aggiornato, in modo da non correre il rischio di Overbooking (eccesso di prenotazioni rispetto alla disponibilità di camere).

Presenza online e Social Media

Perché un B&B funzioni è necessario che sia visibile ai potenziali ospiti nei motori di ricerca. Una struttura che non è presente nel web è come se non esistesse.

Per avere visibilità online è necessario avere un sito internet, iscrivere il B&B su una o più OTA e avere una pagina su almeno un Social Media.

Il sito internet non ha necessità di aggiornamenti quotidiani, ma periodicamente si devono rinfrescare i contenuti per mantenerlo sempre attuale. Inserire qualche nuova foto, aggiornare orari e servizi, sono solo alcuni esempi. Nessun B&B è sempre uguale a se stesso, ma cambia con il cambiare delle esigenze degli ospiti e del gestore. Avere un sito internet sempre aggiornato è importante e richiede attenzione.

Allo stesso modo la presenza sulle OTA richiede periodici aggiornamenti dell’account, in modo da presentarsi ai potenziali ospiti sempre al meglio. Inoltre, per sfruttare al massimo i servizi che le OTA offrono, è necessario aggiornare continuamente il calendario, le tariffe e le offerte. Questo può essere particolarmente utile per colmare i vuoti tra le prenotazioni e nei periodi di minor richiesta.

La gestione dei social media è forse tra le mansioni di ufficio, quella che necessita di più tempo, costanza e dedizione. La “presenza social” richiede la costante pubblicazione di contenuti, l’interazione con la community con l’inserimento di commenti sulle pagine seguite e di risposte ai messaggi ricevuti. Per avere un bel profilo ci vuole una certa dose di creatività, ma anche preparazione e tempo, un bel po’.

Organizzazione, tempo e passione

Come forse ora ti è più chiaro, le cose da fare nella gestione di una struttura ricettiva sono tante e molto diverse tra loro. Il tempo da dedicare a ciascuna di esse è molto variabile in base alla dimensioni della struttura e all’occupazione media, ma anche in base alle capacità organizzative del gestore.

In ogni caso l’host deve dedicare gran parte della sua giornata alla conduzione della propria attività, destreggiandosi tra mansioni di ordine pratico e mansioni di ufficio. ).

Niente paura però: tutto si può ottimizzare con una buona organizzazione, guidati dalla passione e dall’amore che ogni host ha per il suo lavoro.

Come organizzare la colazione in un B&B