Trasforma la partenza dei tuoi ospiti in un momento da ricordare.

Gestire correttamente il check-out in un B&B è fondamentale per lasciare un buon ricordo agli ospiti e concludere al meglio il loro soggiorno. Anche se spesso viene sottovalutato, il momento della partenza è parte integrante dell’esperienza di ospitalità

Durante gli anni di gestione del mio B&B ho capito quanto questo momento sia importante per consolidare il legame con gli ospiti.

Spesso si pensa che l’accoglienza si giochi tutta nel check-in o durante il soggiorno. In realtà anche il check-out è una fase fondamentale dell’esperienza. Un saluto fatto con calma, due parole scambiate prima della partenza e un ultimo gesto di attenzione possono trasformare una semplice vacanza in un ricordo positivo.

Cosa è il check-out in un B&B

Il check-out è il momento in cui gli ospiti lasciano la camera e riconsegnano le chiavi.

É una fase spesso sottovalutata. A differenza di quanto possa sembrare, il momento in cui gli ospiti vanno via è di cruciale importanza per dimostrare ancora una volta il tuo spirito di accoglienza.

Una volta gestite le fasi di arrivo e permanenza degli ospiti potresti incorrere nella tentazione di lasciarli andar via velocemente per dedicarti alle pulizie e ai nuovi arrivi, ma sarebbe un grave errore.

Il check-out è il momento perfetto per raccogliere utili feedback sul B&B e dare ai tuoi ospiti gli ultimi consigli. Fermarti qualche minuto a chiedere come si sono trovati e scambiare due chiacchiere dopo aver sbrigato le ultime incombenze burocratiche è un segnale chiaro del tuo sincero interesse nei loro confronti.

Orario di consegna delle chiavi

Ogni struttura ricettiva stabilisce un orario limite entro il quale gli ospiti devono liberare la camera. Questo orario deve permettere di avere il tempo necessario per pulire tutte le stanze prima dell’arrivo dei nuovi ospiti.

Nella maggior parte dei B&B il check-out è previsto tra le 10:00 e le 12:00, ma sarai tu a stabilirlo in base alle caratteristiche della tua struttura.

Il numero di camere, ad esempio, influisce molto sull’organizzazione. In un B&B piccolo il tempo necessario per le pulizie è minore e quindi ci si può permettere orari più flessibili.

Anche la tipologia degli ospiti ha il suo peso. Se la struttura ospita principalmente turisti in vacanza, la possibilità di partire con un po’ più di calma sarà sicuramente apprezzata. Se invece il target è composto soprattutto da lavoratori o viaggiatori di passaggio, spesso preferiscono fare colazione presto e partire senza troppe attese.

Infine conta anche la località. In una destinazione turistica è più facile concedere orari di partenza un po’ più comodi, mentre nelle città le partenze tendono ad essere più mattiniere.

La procedura di check-out

La procedura di check-out in un B&B è generalmente piuttosto semplice. Gli ospiti riconsegnano le chiavi e qualsiasi altra cosa tu gli abbia messo a disposizione durante il soggiorno, come ad esempio: kit per la spiaggia, biciclette, guide turistiche, ecc…

È anche il momento in cui viene saldato il conto, nel caso in cui il pagamento non sia già stato effettuato al momento della prenotazione o del check-in.

Se ti avvali dell’aiuto di un collaboratore per le pulizie, mentre tu ti occupi dei saluti può essere utile far dare rapidamente un’occhiata alla camera. In questo modo è possibile verificare che gli ospiti non abbiano dimenticato nulla e che tutto sia rimasto al proprio posto.

Dare indicazioni chiare

Dare agli ospiti indicazioni chiare è sempre un modo per dimostrare efficienza ed evitare malintesi.

Comunica chiaramente gli orari di check-out già in fase di prenotazione e di arrivo in struttura. Per i più smemorati o distratti sarebbe utile un promemoria scritto all’interno di ciascuna camera.

Se oltre alle chiavi gli ospiti devono consegnare altri oggetti, fai in modo che la procedura di riconsegna sia semplice e intuitiva. Ad esempio, se fornisci i kit spiaggia, organizza un angolo di raccolta che sia ben visibile e possibilmente vicino al posto in cui consegneranno anche le chiavi. Tu stesso, avendolo sott’occhio, potrai verificare in pochi istanti che tutto sia stato riconsegnato.

Early check-out e late check-out

Nell’ordinaria gestione del B&B, non mancheranno le richieste di partenza anticipata e ritardata.

In caso di early check-out, dai agli ospiti la possibilità di saldare i conti la sera precedente alla partenza e di lasciare le chiavi in un luogo sicuro. Dai sempre istruzioni chiare e semplici da seguire.

Per chi invece ha necessità di un late check-out, ovvero di trattenersi al B&B oltre l’orario massimo previsto, organizzati in modo da dargli il massimo comfort possibile.

Se la partenza è ritardata di poco, puoi dare ai tuoi ospiti la possibilità di tenere la camera più a lungo, sempre che questo non interferisca troppo con il programma delle pulizie e nuovi arrivi.

Se non puoi dare loro questa possibilità, dedica un luogo sicuro al deposito bagagli e, compatibilmente con le dimensioni della tua struttura, dai ai tuoi ospiti la possibilità di utilizzare un bagno e fare una doccia prima di andare via.

Chiedere una recensione al momento del check-out

Quello degli ultimi saluti è il momento perfetto per chiedere ai tuoi ospiti di scrivere una bella recensione per il tuo B&B.

Le buone recensioni valgono oro per qualsiasi struttura ricettiva. Avere recensioni recenti e positive è fondamentale per mantenere alta la tua reputazione online.

Ad ogni check-out non dimenticare di chiedere gentilmente ai tuoi ospiti di scrivere una bella recensione nelle principali piattaforme, in particolare:

• Google
• Tripadvisor.

Affinché la tua richiesta non finisca nel dimenticatoio, puoi stampare dei biglietti da visita con il link diretto alla pagina delle recensioni.

Creare una routine — ad esempio consegnare il biglietto insieme alle chiavi restituite — aiuterà anche te a non dimenticarti di chiedere la recensione.

Il check-out al B&B: arrivederci, non addio

Dalla prenotazione alla partenza, ogni fase del soggiorno contribuisce creare un legame con i tuoi ospiti.

Il check-out non fa eccezione.

Essendo successivo al pagamento e alla conclusione del soggiorno, il tempo che dedicherai ai tuoi ospiti poco prima della loro partenza apparirà come il più sincero e disinteressato.

Dagli perciò la giusta importanza, trasformandolo in uno scambio sincero. Trova il tempo giusto per tutti, senza fretta, per trasformare un semplice addio in un arrivederci.

Con gli ospiti più estroversi sarà facile scambiare qualche parola in più, ma anche le persone più riservate a volte sorprendono con frasi gentili e incoraggianti.

Negli anni di gestione del mio B&B, quello dei saluti è stato spesso un momento carico di emozione.

É incredibile come si possano creare delle connessioni profonde con persone che fino a pochi giorni prima erano perfetti sconosciuti.

Non so dire se si tratti di chimica o di sesto senso, ma a volte la sensazione di aver incontrato un’anima affine non trova una spiegazione razionale. Si può capire solo con il cuore: con gli sguardi e gli abbracci spontanei che raccontano tanto, senza parole superflue.

FAQ – Check-out al B&B